Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của luật Luật giao dịch điện tử năm 2005. Vậy làm thế nào để chứng thực hợp đồng điện tử? Quy trình để đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử ra sao?
1. Ai có thể thực hiện chứng thực hợp đồng điện tử?
Không phải bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào cũng có thể chứng thực hợp đồng điện tử mà chỉ có các thương nhân, tổ chức có giấy phép do Bộ Công Thương cấp thì mới có thể tiến hành hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử.
2. Điều kiện để thương nhân, tổ chức được cấp giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử như thế nào?
– Chủ thể phải là thương nhân, tổ chức được thành lập theo pháp luật Việt Nam có chức năng, nhiệm vụ phù hợp:
+ Thương nhân: Theo quy định tại Khoản 1, Điều 6 Luật Thương mại 2005:
“Thương nhân bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng kí kinh doanh”.
+ Tổ chức: Là một pháp nhân (một chủ thể pháp luật) có tư cách pháp lý độc lập, có thể tham gia vào các hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội… theo quy định của pháp luật.
– Có đề án hoạt động cung cấp dịch vụ theo mẫu quy định tại khoản 8 Điều 1 nghị định 85/2021 NĐ-CP này và được Bộ Công Thương thẩm định với các nội dung tối thiểu sau:
+ Thông tin giới thiệu về thương nhân, tổ chức gồm: kinh nghiệm, năng lực phù hợp với hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử;
+ Mô tả phương án kỹ thuật phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, bao gồm: thuyết minh hệ thống công nghệ thông tin; thuyết minh phương án kỹ thuật về giải pháp công nghệ, quy trình vận hành và chứng thực hợp đồng điện tử gồm có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử, phương án định danh và chứng thực điện tử của các bên liên quan đến hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử theo quy định của pháp luật, phương án tra cứu hợp đồng điện tử đã được chứng thực trên hệ thống; phương án bảo mật hệ thống cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, bảo mật an toàn thông tin khách hàng; phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra.
3. Quy trình đăng ký doanh nghiệp chứng thực hợp đồng điện tử.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:
Thương nhân, tổ chức chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
– Đơn đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử;
– Bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu Quyết định thành lập (đối với tổ chức), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đối với thương nhân);
– Đề án hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
Thương nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử tại địa chỉ www.online.gov.vn và thực hiện việc khai báo hồ sơ như sau:
- Thương nhân, tổ chức đăng ký tài khoản đăng nhập hệ thống bằng việc cung cấp những thông tin sau: tên thương nhân, tổ chức; số đăng ký kinh doanh của thương nhân hoặc số quyết định thành lập của tổ chức; địa chỉ trụ sở của thương nhân, tổ chức; các thông tin liên hệ, bao gồm số điện thoại, fax, địa chỉ thư điện tử.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày cung cấp thông tin thương nhân, tổ chức nhận kết quả từ Bộ Công Thương qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký về một trong các nội dung sau:
– Nếu thông tin đăng ký tài khoản đầy đủ, thương nhân, tổ chức được cấp một tài khoản đăng nhập hệ thống. Khi đó Thương nhân, tổ chức đăng nhập vào tài khoản của mình trên hệ thống, chọn chức năng Đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, tiến hành khai báo thông tin theo mẫu và đính kèm hồ sơ đăng ký.
– Nếu đăng ký tài khoản bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung thông tin, thương nhân, tổ chức phải tiến hành đăng ký lại hoặc bổ sung thông tin theo yêu cầu.
Bước 3: Theo dõi hồ sơ:
– Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, thương nhân, tổ chức nhận thông tin phản hồi của Bộ Công Thương qua thư điện tử.
– Nếu Bộ Công Thương xác nhận hồ sơ đăng ký đầy đủ, hợp lệ thì thương nhân, tổ chức gửi về Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số) 01 bộ hồ sơ đăng ký hoàn chỉnh bằng bản giấy.
* Lưu ý: Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Bộ Công Thương xác nhận đăng ký mà doanh nghiệp không gửi hồ sơ giấy để xác nhận, thương nhân, tổ chức sẽ phải thực hiện đăng ký lại từ đầu.
– Nếu Bộ Công Thương thông báo hồ sơ đăng ký không hợp lệ hoặc yêu cầu bổ sung thông tin. Khi đó thương nhân, tổ chức phải tiến hành đăng ký lại hoặc bổ sung các thông tin, hồ sơ theo yêu cầu.
*Lưu ý: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo yêu cầu bổ sung thông tin mà thương nhân, tổ chức không có phản hồi thì hồ sơ đăng ký trên hệ thống sẽ bị chấm dứt và thương nhân, tổ chức phải tiến hành đăng ký lại từ đầu.
Bước 4: Xác nhận đăng ký:
– Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký bản giấy đầy đủ, hợp lệ do thương nhân, tổ chức gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện về Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số) khi hoàn thành quy trình đăng ký.
– Khi xác nhận đăng ký, Bộ Công Thương sẽ gửi thông báo về việc xác nhận đăng ký cho thương nhân, tổ chức qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký, đồng thời đưa tên thương nhân, tổ chức vào danh sách các thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đã đăng ký trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử, bao gồm các thông tin sau:
+ Tên website thương mại điện tử và loại hình website theo thông báo hoặc đăng ký với Bộ Công Thương;
+ Tên và thông tin liên hệ của thương nhân, tổ chức, cá nhân sở hữu website thương mại điện tử;
+ Số đăng ký kinh doanh của thương nhân, số quyết định thành lập của tổ chức hoặc mã số thuế cá nhân của cá nhân sở hữu website thương mại điện tử.
– Sau khi được xác nhận đăng ký, Bộ Công Thương sẽ gửi cho thương nhân, tổ chức qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký một đoạn mã để gắn lên website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử, thể hiện thành biểu tượng đăng ký và biểu tượng này sẽ được công bố trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử.
– Trường hợp hồ sơ bản giấy gửi về không khớp với những tài liệu, thông tin mà thương nhân, tổ chức đã khai báo trực tuyến, Bộ Công Thương thông báo qua địa chỉ thư điện tử mà thương nhân, tổ chức đã đăng ký để thương nhân, tổ chức hoàn chỉnh hồ sơ.
Trên đây là quy trình đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc liên quan đến vấn đề trên hoặc cần hỗ trợ pháp luật vui lòng liên hệ:
- Công ty Luật Việt Việt
- Web: https://luatvietviet.vn
- Email/facebook: luatvietviet@gmail.com
- Điện thoại, Zalo: 0987.706.103
- Hotline: 1900 868 639
- Địa chỉ: 334 Đại lộ Bình Dương, Phường Mỹ Phước, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.
