Khi “lớp học ngoại ngữ” không còn là chuyện thuê phòng và mời giáo viên?
Nhu cầu học tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn… tăng mạnh, kéo theo làn sóng mở trung tâm ngoại ngữ khắp nơi: từ shophouse, nhà phố, chung cư cho đến mặt bằng nhỏ trong hẻm. Nhiều người nghĩ đơn giản: “Có mặt bằng, có giáo viên, có chương trình là dạy được, tuyển sinh được”.
Tuy nhiên, việc mở trung tâm ngoại ngữ không còn là chuyện “thích là làm”.
Từ 25/12/2024, Nghị định 125/2024/NĐ-CP bắt đầu siết lại điều kiện đầu tư và hoạt động giáo dục. Từ đó, trung tâm ngoại ngữ được xếp vào nhóm “trung tâm khác thực hiện nhiệm vụ giáo dục thường xuyên”, phải tuân theo điều kiện và thủ tục riêng, không còn kiểu “lớp học tự phát” là xong.
Nói thẳng: Muốn mở trung tâm ngoại ngữ có tư cách pháp lý, được Sở GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO công nhận, tuyển sinh hợp lệ, bạn buộc phải đi đúng quy trình – sai một bước, hồ sơ bị trả về là chuyện… bình thường.
1. Bức tranh pháp lý mới: Trung tâm ngoại ngữ “đứng” ở đâu?
Theo Nghị định 125/2024/NĐ-CP, Trung tâm ngoại ngữ thuộc nhóm “trung tâm khác thực hiện nhiệm vụ giáo dục thường xuyên” (cùng với tin học, kỹ năng sống…);
Thẩm quyền thành lập/cho phép thành lập:
-
Hội đồng trường đại học/học viện/trường CĐSP: Nếu trung tâm nằm trong khuôn viên trường.
-
Giám đốc Sở GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO: Thành lập trung tâm trực thuộc Sở; Cho phép thành lập trung tâm của tổ chức, cá nhân, hoặc trung tâm ngoài khuôn viên trường.
Vì vậy, đa số trung tâm tư nhân, trung tâm của doanh nghiệp đều sẽ làm việc với Sở GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO cấp tỉnh/thành phố.
2. Toàn cảnh pháp lý khi mở trung tâm ngoại ngữ
2.1. Vì sao phải xin phép?
Trung tâm ngoại ngữ bị quản lý chặt vì liên quan trực tiếp đến:
-
Quyền lợi người học: Chất lượng đào tạo, chứng chỉ, cam kết đầu ra.
-
An toàn con người: PCCC, lối thoát hiểm, an ninh trật tự.
-
Chuẩn giáo viên: Bằng cấp, chứng chỉ, hợp đồng lao động.
-
Trật tự quản lý giáo dục: Tránh trung tâm “ma”, dạy chui, lừa đảo.
Vì vậy, nếu “tự mở – tự dạy – tự tuyển sinh” mà không xin phép, bạn đối diện:
-
Nguy cơ bị phạt hành chính.
-
Buộc dừng hoạt động, trả lại học phí.
-
Thậm chí ảnh hưởng uy tín cá nhân và thương hiệu lâu dài.
2.2. Điều kiện cốt lõi để được thành lập trung tâm ngoại ngữ
Có thể hình dung đơn giản: Nhà nước muốn biết trung tâm có thật – có nền tảng – có khả năng tồn tại lâu dài. Bạn cần chuẩn bị tối thiểu 4 nhóm điều kiện căn cứ Điều 43 Nghị định 125/2024/NĐ-CP gồm:
Nhóm 1: Cơ sở vật chất
-
Có địa điểm, phòng học, phòng chức năng, thiết bị phù hợp với quy mô đào tạo.
-
Đảm bảo PCCC, an ninh trật tự, vệ sinh môi trường theo pháp luật chuyên ngành.
-
Có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất / hợp đồng thuê trụ sở hợp lệ.
Nhóm 2: Chương trình đào tạo
-
Có chương trình giáo dục, tài liệu giảng dạy phù hợp định hướng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
-
Nếu sử dụng giáo trình nước ngoài: Nên có thuyết minh, lựa chọn, đối chiếu để giải trình khi thẩm định.
Nhóm 3: Đội ngũ nhân sự
-
Có cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên đủ số lượng và đạt chuẩn.
-
Người đứng đầu trung tâm phải có trình độ chuyên môn, năng lực quản lý, đáp ứng yêu cầu theo Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT và các văn bản liên quan.
Nhóm 4: Quy chế tổ chức và hoạt động
-
Có dự thảo quy chế hoạt động: Vị trí pháp lý, nhiệm vụ – quyền hạn, cơ cấu tổ chức, chế độ tài chính, quyền và nghĩa vụ của giáo viên – học viên…
-
Nhiều nơi xem nhẹ phần này, nhưng thực tế đây là xương sống quản trị nội bộ, cơ quan thẩm định soi khá kỹ.
2.3. Thủ tục thành lập trung tâm ngoại ngữ năm 2025
Theo khoản 2, 3 Điều 44 Nghị định 125/2024/NĐ-CP, thủ tục gồm 3 bước chính bao gồm:
Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Tổ chức/cá nhân gửi 01 bộ hồ sơ qua: Cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh/Sở GD&ĐT; hoặc Bưu chính; hoặc Nộp trực tiếp tại Sở GD&ĐT.
Hồ sơ bao gồm:
1. Tờ trình đề nghị thành lập/cho phép thành lập trung tâm (Mẫu số 01, Phụ lục I Nghị định 125/2024/NĐ-CP). Đây là tài liệu “đứng tên” hồ sơ, giống như một “đơn khởi kiện” trong vụ án, thể hiện nội dung chủ yếu gồm:
-
Chủ thể đề nghị là ai (trường, tổ chức, cá nhân).
-
Đề nghị thành lập hay cho phép thành lập loại trung tâm gì, đặt tại đâu.
-
Căn cứ pháp lý: Nghị định 142/2025/NĐ-CP, các quy định liên quan.
-
Cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ.
Góc tư vấn:
Đừng xem Tờ trình chỉ là “văn bản hình thức”.
Hãy để nội dung: Tên trung tâm, địa điểm, mô hình, loại hình (công lập/tư thục) thống nhất tuyệt đối với Đề án, Quy chế và hồ sơ mặt bằng.
Tránh lỗi: Tên trung tâm trong Tờ trình một kiểu, trong Đề án/mặt bằng một kiểu → rất dễ bị yêu cầu chỉnh sửa.
2. Đề án thành lập trung tâm Đây là trái tim của hồ sơ. Cổng DVCQG dẫn chiếu cụ thể: Mẫu số 02 Phụ lục II Nghị định 142/2025/NĐ-CP. Đề án thường bao gồm:
-
Sự cần thiết thành lập trung tâm (nhu cầu học ngoại ngữ khu vực, phân khúc học viên…).
-
Mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ.
-
Chương trình đào tạo (ngôn ngữ, trình độ, lộ trình, liên kết…).
-
Quy mô, đối tượng tuyển sinh.
-
Cơ sở vật chất, trang thiết bị.
-
Tổ chức bộ máy, nhân sự chủ chốt (Giám đốc, Phó giám đốc…).
-
Nguồn lực tài chính, kế hoạch phát triển.
Góc tư vấn:
Nếu chỉ copy một Đề án mẫu trên mạng rồi thay tên, rất dễ bị “soi” khi thẩm định thực tế: quy mô, phòng học, nhân sự… không ăn khớp.
Nên xây dựng Đề án bám sát mô hình thật và khả năng tài chính, đặc biệt là: Số lượng phòng học hiện có; Số giáo viên đã ký kết/hợp tác; Kế hoạch tăng quy mô sau 1–3 năm.
3. Bản sao giấy tờ về mặt bằng Gồm quyền sử dụng đất/sở hữu nhà, hoặc hợp đồng thuê trụ sở.
-
Những điểm thường bị vướng:
-
Thuê qua trung gian, nhưng hợp đồng không thể hiện sự đồng ý của chủ sở hữu gốc → Sở GD&ĐT có thể yêu cầu bổ sung hoặc không chấp nhận.
-
Địa điểm là căn hộ chung cư để ở, chưa được chuyển đổi công năng hoặc nội quy tòa nhà không cho phép làm cơ sở giáo dục.
-
Thời hạn thuê quá ngắn (1 năm) trong khi Đề án đặt mục tiêu hoạt động 3–5 năm → nhìn vào đã thấy thiếu ổn định.
-
-
Gợi ý: Hợp đồng thuê nên thể hiện thời hạn đủ dài (ít nhất 3 năm nếu có thể); Mục đích thuê: làm trụ sở trung tâm ngoại ngữ/giáo dục; Đính kèm bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/nhà.
4. Văn bản xác nhận vốn đầu tư (trường hợp trung tâm ngoài khuôn viên trường ĐH).
5. Dự thảo quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm Phần này trên Cổng DVCQG mô tả rất cụ thể nội dung tối thiểu Quy chế phải có:
-
Vị trí pháp lý, nhiệm vụ, quyền hạn của trung tâm.
-
Tổ chức, bộ máy (Ban giám đốc, bộ phận chuyên môn…).
-
Tổ chức hoạt động giáo dục (tuyển sinh, quản lý lớp, kiểm tra, đánh giá…).
-
Nhiệm vụ, quyền của cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên, người lao động, người học.
-
Tài chính, tài sản.
-
Các vấn đề khác liên quan đến tổ chức và hoạt động.
Góc tư vấn:
Đây là “nội quy cấp chiến lược”, khác với nội quy treo tường cho học viên. Nhiều hồ sơ viết rất sơ sài, chỉ vài trang chung chung, không phản ánh mô hình thực tế, dễ bị yêu cầu chỉnh sửa.
Quy chế tốt giúp: Cơ quan quản lý thấy trung tâm có tư duy quản trị nghiêm túc; Sau này dễ xử lý mâu thuẫn nội bộ, tranh chấp với giáo viên, nhân viên, học viên vì đã có căn cứ rõ ràng.
Bước 2: Sở Giáo dục và Đào tạo tiếp nhận và thẩm định
-
Trong 05 ngày làm việc, nếu hồ sơ không hợp lệ, Sở GD&ĐT phải thông báo bằng văn bản những nội dung cần chỉnh sửa, bổ sung.
-
Trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, Sở GD&ĐT sẽ tổ chức thẩm định hồ sơ và thẩm định thực tế tại địa điểm trung tâm; sau đó lập báo cáo thẩm định đánh giá việc đáp ứng điều kiện (Điều 43 Nghị định 125/2024/NĐ-CP).
Bước 3: Nhận kết quả
Trong 05 ngày làm việc kể từ ngày có báo cáo thẩm định:
-
Nếu đủ điều kiện: Giám đốc Sở GD&ĐT ra Quyết định thành lập hoặc cho phép thành lập trung tâm (theo Mẫu số 10, Phụ lục I Nghị định 125/2024/NĐ-CP) và công bố công khai.
-
Nếu chưa đủ điều kiện: Sở phải trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do để tổ chức/cá nhân biết đường chỉnh sửa.
Lưu ý: Đây mới là bước thành lập, sau đó còn giai đoạn xin phép hoạt động giáo dục (cấp “giấy phép hoạt động”), tuỳ hướng dẫn cụ thể của Bộ GD&ĐT và Sở GD&ĐT địa phương.
3. Điều kiện thực hiện – “Gạch đầu dòng” nhưng phải hiểu kỹ
Ngay bên dưới thành phần hồ sơ, Cổng DVCQG liệt kê 3 nhóm điều kiện để Sở GD&ĐT dựa vào khi thẩm định:
-
Địa điểm, cơ sở vật chất: Phòng học, phòng chức năng, thiết bị dạy học phải đáp ứng yêu cầu của các chương trình GDTX thực hiện tại trung tâm.
-
Chương trình giáo dục: Tài liệu giảng dạy – học tập phù hợp quy định Bộ GD&ĐT.
-
Đội ngũ quản lý, giáo viên, nhân viên: Đủ số lượng, đạt chuẩn theo từng chương trình.
Hồ sơ chỉ là “phần nổi”; khi thẩm định thực tế, đoàn sẽ đối chiếu từng mục điều kiện này với những gì bạn kê khai trên giấy tờ.
4. Lưu ý chiến lược khi chuẩn bị hồ sơ (Từ góc nhìn thực chiến)
Viết 4 loại tài liệu trên như một bộ thống nhất, không phải 4 file rời rạc:
-
Tính thống nhất: Tên trung tâm, loại hình, địa điểm → phải trùng khớp tuyệt đối giữa Tờ trình, Đề án, Quy chế, mặt bằng.
-
Chuẩn hóa PCCC trước khi cho đoàn xuống: Dù trên mục thành phần hồ sơ không ghi riêng “Giấy PCCC”, nhưng điều kiện thực tế (cơ sở vật chất) buộc phải đáp ứng PCCC. Nếu đoàn xuống mà PCCC chưa xong, hồ sơ gần như chắc chắn bị treo.
-
Chuẩn bị sẵn “gói minh chứng mềm”: Danh sách giáo viên + bản sao văn bằng; Hình ảnh cơ sở vật chất; Bản thuyết minh chương trình – giáo trình. Khi cần giải trình, có đủ “vật liệu” để chứng minh.
5. Những câu hỏi thường gặp khi mở trung tâm ngoại ngữ
Cá nhân có mở được trung tâm ngoại ngữ không, hay bắt buộc phải lập công ty? Pháp luật cho phép nhiều hình thức (công ty, đơn vị sự nghiệp tư thục, hộ kinh doanh kết hợp…), nhưng dù hình thức nào cũng phải đáp ứng điều kiện và xin phép.
Dùng nhà ở của mình để làm trung tâm có được không? Chỉ được nếu phù hợp quy hoạch, đủ điều kiện an toàn, PCCC, mật độ dân cư, chỗ đỗ xe… và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
Chưa đủ 5 phòng học nhưng muốn dạy thử rồi mở rộng sau có được không? Về pháp lý, phải đáp ứng điều kiện tối thiểu ngay từ khi xin phép. “Dạy thử cho chắc rồi tính” là cách làm rất rủi ro khi bị kiểm tra.
Đang dạy “chui”, giờ muốn hợp thức hóa thì làm sao? Cần tạm dừng quảng cáo – tuyển sinh rầm rộ, rà soát điều kiện, chuẩn bị hồ sơ xin thành lập & hoạt động; đồng thời chấn chỉnh hợp đồng, thông báo lại với học viên để tránh khiếu nại, tố cáo.
Danh sách Link nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến
6. Lời khuyên của Luật sư dành cho người muốn mở trung tâm ngoại ngữ
-
Đừng bắt đầu bằng việc thuê mặt bằng, hãy bắt đầu bằng bản đồ pháp lý. Trước khi ký hợp đồng thuê 3–5 năm, hãy kiểm tra: quy hoạch, PCCC, khả năng chuyển đổi công năng sang cơ sở giáo dục, quyền cho thuê của chủ nhà.
-
Đầu tư nghiêm túc cho Đề án thành lập. Đây là “hồ sơ gốc” mà cơ quan nhà nước, ngân hàng, đối tác, thậm chí nhà đầu tư sẽ nhìn vào. Đừng xem nhẹ.
-
Chuẩn hóa hồ sơ giáo viên và quản lý ngay từ đầu. Hợp đồng, chứng chỉ, bằng cấp phải rõ ràng. Đừng để đến khi có đoàn kiểm tra mới “vội vàng gom giấy tờ”.
-
Tính toán lộ trình pháp lý song song với lộ trình marketing. Đừng chạy quảng cáo ầm ầm khi chưa có giấy phép hoạt động giáo dục. Một biên bản xử phạt + đình chỉ có thể làm hỏng toàn bộ chiến dịch xây dựng thương hiệu.
-
Hãy xem luật sư và đơn vị tư vấn là “đồng sáng lập pháp lý” của trung tâm. Điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí sai sót, rút ngắn thời gian xin phép, và quan trọng hơn, xây được một trung tâm “sạch” về pháp lý ngay từ ngày đầu.
Tóm lại: Mở trung tâm ngoại ngữ bây giờ không còn là cuộc chơi của “lớp học thêm nâng cấp”, mà là một dự án giáo dục đúng nghĩa: có chiến lược, có tài chính, có mô hình vận hành và đặc biệt là có nền tảng pháp lý vững.
Từ Nghị định 142/2025/NĐ-CP và thủ tục 3.000315 trên Cổng DVCQG, có thể thấy: Nhà nước đang chuẩn hóa lại “đầu vào” của tất cả trung tâm GDTX, trong đó có trung tâm ngoại ngữ…
-
Ai làm bài bản, hiểu luật, chuẩn hồ sơ thì đi rất nhanh.
-
Ai “làm cho có”, copy mẫu, không thống nhất mặt bằng – PCCC – nhân sự… thì sẽ phải quay lại bổ sung nhiều vòng.
